Depuis janvier 2019, le prélèvement à la source a profondément transformé la gestion comptable de la paie en France. Ce dispositif fiscal, qui place l’employeur en position de collecteur pour le compte de l’État, nécessite une maîtrise précise des écritures comptables afin d’assurer la conformité réglementaire. Contrairement au système antérieur où l’impôt sur le revenu était payé avec un an de décalage, ce mécanisme contemporain exige une rigueur quotidienne dans l’enregistrement des opérations. Les entreprises doivent désormais intégrer dans leur cycle de paie mensuel des obligations comptables spécifiques, en utilisant des comptes dédiés et en respectant des échéances strictes de reversement. Cette réforme administrative représente un enjeu majeur pour les services comptables, qui doivent garantir une traçabilité irréprochable de chaque euro prélevé et reversé.
Le cadre réglementaire du prélèvement à la source en comptabilité
Les obligations légales issues de la loi de finances 2017
La loi de finances pour 2017 a posé les fondations juridiques du prélèvement à la source, entré en vigueur le 1er janvier 2019. Ce texte législatif impose aux employeurs de nouvelles responsabilités en matière de collecte fiscale. L’Autorité des Normes Comptables a publié le règlement ANC 2018-02 du 6 juillet 2018, homologué par arrêté ministériel, qui définit précisément les modalités d’enregistrement comptable. Ce règlement crée notamment le compte 4421 - Prélèvements à la source (impôt sur le revenu), spécifiquement dédié à ces opérations fiscales. Cette réglementation s’applique à toutes les entreprises employeuses, quelle que soit leur taille ou leur forme juridique.
Le rôle de collecteur de l’employeur selon l’article 204 A du CGI
L’article 204 A du Code général des impôts définit l’employeur comme un tiers collecteur, responsable du calcul, du prélèvement et du reversement de l’impôt sur le revenu. Cette position implique une responsabilité financière importante : vous devez appliquer scrupuleusement le taux transmis par la Direction Générale des Finances Publiques via la Déclaration Sociale Nominative. L’employeur ne dispose d’aucune marge d’appréciation dans ce calcul et doit strictement respecter les instructions fiscales. Cette mission de collecteur s’accompagne d’obligations de confidentialité concernant les informations fiscales personnelles des salariés.
Les sanctions en cas d’erreur de comptabilisation du PAS
Les erreurs dans la comptabilisation du prélèvement à la source peuvent entraîner des conséquences financières significatives. Le retard de reversement expose l’entreprise à une majoration de 5% du montant dû, assortie d’intérêts de retard de 0,20% par mois. En cas de défaut de déclaration ou de déclaration inexacte, l’administration fiscale peut appliquer une amende de 10% des sommes non déclarées. Ces pénalités s’ajoutent aux éventuelles sanctions pour retard de paiement des cotisations sociales. Selon les statistiques de la DGFIP pour 2023, environ 3,2% des entreprises ont fait l’objet d’un redressement lié au prélèvement à la source, représentant un enjeu financier moyen de 8 500 euros par dossier.
La distinction entre le net fiscal et le net à p
payer
Cette réforme a également renforcé la nécessité de distinguer clairement le net fiscal du net à payer sur le bulletin de paie. Le net fiscal correspond au montant servant de base au calcul de l’impôt sur le revenu, après réintégration de certains éléments comme une partie de la CSG non déductible et déduction de certains frais professionnels. Le net à payer, lui, représente la somme effectivement versée au salarié après déduction du prélèvement à la source. En comptabilité, cette distinction est cruciale : le net fiscal intervient dans la détermination du montant prélevé et inscrit au compte 4421, tandis que le net à payer est enregistré dans le compte 421 comme dette envers le salarié. Une confusion entre ces deux notions peut conduire à des écarts entre les montants déclarés en DSN et les montants réellement prélevés.
La comptabilisation du prélèvement à la source sur les salaires
L’écriture au journal de paie : débit du compte 641 et crédit du compte 421
Au cœur de la comptabilisation du prélèvement à la source sur les salaires, on retrouve le schéma classique d’enregistrement de la paie. Lors de l’établissement du journal de paie, vous débitez le compte 641 – Rémunérations du personnel pour le montant du salaire brut, auquel s’ajoutent les éventuelles primes et avantages en nature. En contrepartie, vous créditez différents comptes de tiers : les organismes sociaux (431, 437…) pour les cotisations et contributions, le compte 4421 – Prélèvements à la source (IR) pour l’impôt sur le revenu retenu, et le compte 421 – Personnel – Rémunérations dues pour le net à payer.
Concrètement, le compte 421 reflète la dette nette de l’entreprise envers ses salariés, une fois déduites les charges salariales et le PAS. C’est ce montant qui sera ensuite soldé lors du virement des salaires via le compte 512 – Banque. Il peut être utile de voir le journal de paie comme une photographie globale des engagements de l’entreprise envers ses salariés et l’État : les comptes de charges traduisent le coût, les comptes de tiers traduisent les dettes correspondantes. Une bonne pratique consiste à rapprocher systématiquement le total des comptes de charges de personnel avec les totaux des comptes de tiers pour détecter toute incohérence.
L’utilisation du compte 442 pour la dette fiscale envers la DGFIP
Le compte 442, renommé « Contributions, impôts et taxes recouvrés pour le compte de l’État », joue un rôle central dans le suivi de la dette fiscale liée au prélèvement à la source. En pratique, c’est le sous-compte 4421 – Prélèvements à la source (impôt sur le revenu) qui est utilisé pour enregistrer, au crédit, les retenues effectuées sur les salaires chaque mois. Ce compte traduit la position particulière de l’employeur : il ne paie pas un impôt qui lui serait propre, mais conserve temporairement des sommes prélevées sur les revenus des salariés.
On peut comparer ce fonctionnement à un compte « transitoire » ou un pont comptable : les montants entrent via le journal de paie au crédit du 4421, puis sortent au moment du reversement à la DGFIP par le débit de ce même compte, contrepartie du 512. Tant que le virement n’est pas réalisé, le solde créditeur du compte 4421 représente la dette fiscale de l’entreprise envers le Trésor public. En fin de mois, vous devez vous assurer que ce solde correspond exactement au cumul des montants de prélèvement à la source figurant sur les bulletins de paie et sur la DSN.
Le traitement comptable des acomptes versés mensuellement
Dans de nombreuses entreprises, des acomptes sur salaire peuvent être versés en cours de mois. Comment les traiter comptablement sans fausser la comptabilisation du prélèvement à la source ? La règle est simple : l’acompte ne modifie pas l’assiette ni le calcul du PAS, il ne fait qu’anticiper partiellement le paiement du net à payer. Vous enregistrez l’acompte au débit du compte 425 – Personnel – Avances et acomptes et au crédit du compte 512 – Banque lors du versement.
Au moment de l’enregistrement de la paie, le compte 421 est crédité pour le montant du net à payer théorique (incluant le PAS déjà retenu), puis l’écriture de mise en paiement vient solder la situation : vous débitez le compte 421, créditez le compte 512 pour le solde réellement versé et débitez le compte 425 pour annuler l’acompte déjà payé. Le prélèvement à la source, lui, reste intégralement inscrit dans le compte 4421 selon le calcul du bulletin, indépendamment des décaissements liés aux acomptes. Cette mécanique évite toute confusion entre avances de trésorerie et obligations fiscales.
La régularisation annuelle et la DSN mensuelle
Le dispositif de prélèvement à la source repose avant tout sur une logique mensuelle, via la DSN. Chaque mois, vous déclarez le montant total de PAS prélevé et la DGFIP effectue le prélèvement sur votre compte bancaire professionnel selon l’échéance applicable. Toutefois, une vision annuelle reste indispensable pour sécuriser vos comptes : lors de la clôture, vous devez vérifier la concordance entre les montants cumulés du compte 4421, les DSN envoyées et les relevés de compte fiscal.
La DSN joue ici un rôle de fil conducteur : elle agrège les données individuelles (par salarié) et les traduit en montant global à reverser. En cas d’écart détecté a posteriori (par exemple, une erreur de paramétrage de taux ou de net fiscal), une régularisation peut être effectuée via une DSN rectificative. Sur le plan comptable, cette régularisation se traduit par des écritures de complément ou de reprise sur le compte 4421, voire sur le compte 421 si le montant d’impôt retenu sur le salaire du collaborateur doit être ajusté. Vous voyez ainsi que la cohérence DSN–comptabilité est un point de contrôle majeur.
Les écritures comptables pour les revenus non salariaux
Le prélèvement sur les pensions de retraite et le compte 644
Le prélèvement à la source ne concerne pas uniquement les salaires, il s’applique aussi aux pensions de retraite versées par certaines entités qui tiennent une comptabilité. Lorsqu’une entreprise ou un organisme verse des pensions à d’anciens salariés, ces montants sont généralement enregistrés en charges dans le compte 644 – Rémunérations du personnel extérieur à l'entreprise ou dans un compte de charges de personnel spécifique aux pensions. Le prélèvement à la source sur ces pensions suit la même logique que pour les salaires : vous appliquez le taux transmis par la DGFIP et comptabilisez la retenue dans le compte 4421.
Au journal, vous débitez le compte 644 pour le montant brut de la pension, créditez les comptes de tiers pour les éventuelles retenues (cotisations sociales résiduelles, PAS via le compte 4421) et créditez le compte 421 ou un sous-compte dédié pour le net à verser au bénéficiaire. Le paiement de la pension vient ensuite solder le compte de tiers via le compte 512. Vous avez ainsi une traçabilité complète des charges de retraite et du prélèvement à la source correspondant, ce qui est indispensable notamment pour les organismes de retraite complémentaire ou les grandes entreprises disposant de régimes internes.
La comptabilisation du PAS sur les revenus fonciers
Les revenus fonciers des particuliers donnent lieu, dans le cadre du prélèvement à la source, à des acomptes mensuels ou trimestriels directement prélevés par la DGFIP, sans intervention comptable pour un employeur. En revanche, lorsqu’une société civile immobilière (SCI) ou une société soumise à l’impôt sur le revenu tient une comptabilité, il est utile de bien distinguer le traitement comptable des loyers et celui de l’impôt supporté par les associés. En principe, le PAS est acquitté à titre personnel par l’associé, et ne transite pas dans la comptabilité de la SCI.
Il existe toutefois des situations particulières, par exemple lorsque la société gère pour le compte d’un tiers les loyers et reverse des montants nets après retenue. Dans ce cas, la retenue opérée peut être assimilée à une somme recouvrée pour le compte de l’État et transiter par un compte de type 442. Ce cas de figure reste marginal en pratique, mais il montre bien l’importance de qualifier correctement les flux : l’impôt sur le revenu des associés ne doit pas être confondu avec un impôt à la charge de la société. Avant d’intégrer un tel flux dans votre plan de comptes, il est donc recommandé de vérifier la doctrine fiscale applicable ou de solliciter votre expert-comptable.
Le traitement des BIC et BNC dans le plan comptable général
Les titulaires de bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou de bénéfices non commerciaux (BNC) sont soumis au prélèvement à la source par le biais d’acomptes contemporains prélevés directement sur leur compte bancaire, sur la base des revenus déclarés. Pour une entreprise individuelle ou un professionnel libéral qui tient une comptabilité, ces prélèvements d’impôt sur le revenu relèvent de la sphère personnelle de l’exploitant. Ils ne constituent pas une charge déductible de l’entreprise et ne doivent donc pas être comptabilisés dans les comptes de charges d’exploitation.
Dans la pratique, les prélèvements de PAS effectués sur le compte bancaire professionnel de l’exploitant sont enregistrés en compte de l’exploitant (108 – Compte de l'exploitant ou compte courant d’associé), et non en charges fiscales. On peut les assimiler à des prélèvements personnels, au même titre que les retraits de trésorerie. Cette distinction est essentielle pour respecter le principe de séparation des patrimoines : l’impôt sur le revenu n’est pas une charge de l’entreprise, mais une charge personnelle du chef d’entreprise. En cas de confusion, le résultat comptable serait minoré à tort, avec des conséquences possibles lors d’un contrôle fiscal.
La gestion des taux et des acomptes dans le système comptable
L’intégration du taux personnalisé transmis par la DGFIP
Le taux personnalisé de prélèvement à la source est communiqué à l’employeur via le flux « CRM » de la DSN, pour chaque salarié concerné. Sur le plan comptable, ce taux n’est pas enregistré dans un compte spécifique, mais il conditionne directement le montant qui sera porté au compte 4421 pour chaque bulletin. La gestion de ces taux repose donc avant tout sur le paramétrage du logiciel de paie et sur une mise à jour régulière des données reçues de la DGFIP.
Vous pouvez voir le taux personnalisé comme une variable de calcul, à la manière d’un coefficient de cotisation sociale : s’il est erroné, c’est tout le flux de PAS qui sera faussé. C’est pourquoi il est recommandé de mettre en place un contrôle périodique des taux, par exemple lors de la réception d’un nouveau CRM ou à l’arrivée d’un nouveau salarié. En cas de changement de taux en cours d’année, le logiciel de paie doit appliquer automatiquement le nouveau taux à la période concernée, sans rattrapage rétroactif. Comptablement, le seul impact se traduit par un montant différent au crédit du compte 4421 pour les périodes suivantes.
Le paramétrage du taux neutre et ses implications comptables
Lorsque le salarié ne souhaite pas que son taux personnalisé soit communiqué à l’employeur, ou en l’absence de taux connu (nouvelle embauche, entrée sur le marché du travail), vous appliquez un taux neutre ou non personnalisé. Ce taux, fixé par barème en fonction du niveau de rémunération, se paramètre également dans le logiciel de paie. D’un point de vue comptable, l’écriture reste strictement identique : vous créditez le compte 4421 pour le montant calculé, puis vous le solderez lors du reversement à la DGFIP.
La particularité du taux neutre tient surtout à son impact pour le salarié : il peut entraîner un prélèvement supérieur ou inférieur à l’impôt réellement dû, ce qui sera régularisé directement entre le salarié et l’administration fiscale. Pour l’employeur, la responsabilité se limite à appliquer le barème prévu et à assurer la traçabilité du calcul. En pratique, il peut être utile de documenter dans votre procédure interne les cas d’application du taux neutre, afin de justifier vos calculs en cas de contrôle. Vous évitez ainsi tout débat sur la nature du taux appliqué, le compte 4421 restant, lui, le même.
La comptabilisation des acomptes contemporains pour les indépendants
Les acomptes contemporains dus par les travailleurs indépendants (BIC, BNC, BA) au titre du prélèvement à la source sont directement prélevés par la DGFIP sur leur compte bancaire, généralement mensuellement ou trimestriellement. Lorsque ces acomptes sont prélevés sur un compte bancaire professionnel, la tentation est grande de les enregistrer en charges fiscales. Or, comme évoqué plus haut, il s’agit d’un impôt personnel, non déductible du résultat de l’entreprise. Comptablement, vous devez donc les affecter à un compte de l’exploitant ou de l’associé.
Une approche courante consiste à débiter le compte 108 (ou un compte courant d’associé) et à créditer le compte 512 pour le montant de l’acompte contemporain. Ce schéma revient à considérer que l’exploitant a utilisé la trésorerie de l’entreprise pour régler une dette personnelle, ce qui implique une diminution de ses droits dans l’entreprise. Cette méthode préserve la sincérité du résultat comptable tout en offrant une traçabilité claire des flux de prélèvement à la source liés aux revenus indépendants. Vous pouvez ainsi, en fin d’exercice, reconstituer facilement le total des acomptes versés.
Le reversement du prélèvement à la source à l’administration fiscale
L’échéance du paiement via le compte fiscal professionnel DGFIP
Le reversement du prélèvement à la source à la DGFIP s’effectue en général par débit automatique sur le compte bancaire de l’entreprise, à partir des informations déclarées en DSN. L’échéance de paiement dépend de l’effectif de l’entreprise : au plus tard le 5 du mois suivant pour les entreprises de 11 salariés et plus, et le 15 pour les plus petites structures. Le compte fiscal professionnel, accessible en ligne, récapitule les montants appelés et les dates de prélèvement, ce qui permet de vérifier la concordance avec la comptabilité.
Sur le plan pratique, il est conseillé de suivre ces échéances dans un tableau de trésorerie ou un outil de prévision de cash-flow. Le PAS représente souvent un flux financier significatif : en moyenne, il peut atteindre entre 5 % et 15 % de la masse salariale brute selon la structure de rémunération des salariés. Anticiper ces décaissements permet d’éviter des tensions de trésorerie et d’éventuels rejets de prélèvement, qui pourraient entraîner des pénalités supplémentaires. Vous pouvez ainsi intégrer le prélèvement à la source comme un poste récurrent de vos charges de trésorerie, au même titre que la TVA ou les cotisations sociales.
L’écriture de décaissement : débit 442 et crédit 512
Lorsque la DGFIP prélève le montant du PAS sur votre compte bancaire, l’écriture de décaissement est simple mais essentielle pour solder votre dette fiscale. Vous débitez le compte 4421 – Prélèvements à la source (IR) pour le montant total du reversement, et vous créditez le compte 512 – Banque du même montant. Cette écriture annule le solde créditeur du compte 4421, qui avait été alimenté par les retenues mensuelles enregistrées au journal de paie.
On peut comparer ce mécanisme à une vanne qui se ferme : tout au long du mois, le compte 4421 se remplit au gré des bulletins de paie, puis il est totalement vidé au moment du reversement. Si, après cette opération, le compte 4421 présente encore un solde créditeur, c’est le signe d’un décalage (paie tardive, DSN rectificative, prélèvement partiel…) qu’il faudra analyser. À l’inverse, un solde débiteur durable serait anormal et pourrait révéler une erreur de saisie ou de lettrage. Une vérification mensuelle du solde de ce compte est donc une bonne pratique de contrôle interne.
La réconciliation bancaire avec le relevé du trésor public
La réconciliation bancaire est une étape clé pour sécuriser la comptabilisation du prélèvement à la source. À partir de vos relevés bancaires et des avis de prélèvement émis par la DGFIP, vous devez vérifier que chaque décaissement correspond à une écriture de débit sur le compte 4421. En cas d’écart de montant ou de date, une analyse plus fine s’impose : la DGFIP a-t-elle opéré un rattrapage sur une période antérieure ? Une DSN rectificative a-t-elle modifié le montant dû ?
Dans les structures plus importantes, il peut être pertinent de mettre en place un rapprochement automatisé entre les données DSN, les écritures du compte 4421 et les mouvements bancaires. Ce type d’outil réduit les risques d’erreur manuelle et facilite la préparation des contrôles fiscaux. Pour les TPE et PME, un contrôle mensuel manuel via un tableau Excel bien structuré est généralement suffisant, à condition d’être rigoureux. Vous limitez ainsi les risques de litige avec l’administration fiscale et vous conservez une vision claire des flux d’impôt sur le revenu collectés et reversés.
Les contrôles et la révision comptable du prélèvement à la source
L’audit des comptes 421 et 442 lors de la clôture annuelle
Au moment de la clôture annuelle, les comptes 421 – Personnel – Rémunérations dues et 4421 – Prélèvements à la source (IR) font partie des comptes à auditer en priorité. L’objectif est de s’assurer qu’aucun solde anormal ne subsiste et que les montants enregistrés reflètent fidèlement les dettes de l’entreprise envers ses salariés et l’État. Idéalement, le compte 4421 doit être soldé ou présenter un solde correspondant précisément au PAS relatif à la dernière paie non encore reversée.
Pour le compte 421, vous devez vérifier la concordance entre son solde et les paiements de salaires effectués à cheval sur la clôture (salaires de décembre versés en janvier, par exemple). Un audit efficace consiste à sélectionner un échantillon de bulletins de paie (salariés représentatifs, mois sensibles) et à reconstituer, pour chacun, le chemin comptable complet : du bulletin au journal de paie, puis au paiement en banque et au reversement du PAS. Cette démarche, proche de celle d’un commissaire aux comptes, vous permet de détecter d’éventuelles erreurs de paramétrage ou de saisie qui auraient pu passer inaperçues.
La vérification de cohérence avec la liasse fiscale et le FEC
La cohérence entre la comptabilité, la liasse fiscale et le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un enjeu majeur dans un environnement où les contrôles fiscaux sont de plus en plus dématérialisés. Le prélèvement à la source n’apparaît pas directement en charge dans la liasse, puisqu’il s’agit d’un impôt sur le revenu des salariés. En revanche, les informations issues de la DSN, du FEC et de la liasse doivent raconter la même histoire : masse salariale, charges sociales, nombre de salariés, montants collectés pour le compte de l’État.
Concrètement, vous pouvez par exemple comparer le total annuel des montants portés au crédit du compte 4421 avec le cumul des lignes « impôt sur le revenu prélevé à la source » figurant sur les états de paie et sur les récapitulatifs DSN fournis par votre logiciel. Toute divergence significative doit être expliquée (changement de logiciel en cours d’année, rectifications, fusion de sociétés…). Cette cohérence est d’autant plus importante que, lors d’un contrôle, l’administration fiscale peut croiser les données DSN, FEC et déclarations de résultats pour identifier des anomalies potentielles.
Les retraitements comptables en cas d’erreur de déclaration DSN
Malgré toutes les précautions, des erreurs de déclaration DSN peuvent survenir : mauvais taux appliqué, oubli de salarié, montant de PAS erroné… Comment les corriger comptablement ? La première étape est de déposer une DSN rectificative pour la période concernée, afin d’ajuster les montants à reverser à la DGFIP. Sur le plan comptable, cela se traduira souvent par une écriture de régularisation sur le compte 4421, voire sur le compte 421 si le salaire net versé au collaborateur doit être corrigé.
Par exemple, si vous avez prélevé 100 € de trop sur un salarié, vous devrez lui rembourser ce montant sur une paie ultérieure ou via un virement spécifique. Comptablement, vous débitez alors le compte 421 pour 100 € et créditez le compte 4421 si la DSN rectificative réduit d’autant la dette envers la DGFIP. À l’inverse, si vous avez prélevé 100 € de moins, une retenue complémentaire pourra être opérée sur une période suivante, avec l’écriture symétrique. L’important est de documenter chaque correction (courriel de la DGFIP, copie de la DSN rectificative, note interne), afin de pouvoir justifier vos choix lors d’un éventuel contrôle. En procédant ainsi, vous transformez une erreur ponctuelle en opportunité de renforcer vos procédures de contrôle interne.